5 Tips Mengelola E-mail di Banyak Akun Gmail pada HP

Di era digital saat ini, banyak dari kita yang memiliki lebih dari satu akun Gmail. Entah itu untuk keperluan pekerjaan, bisnis, atau kebutuhan pribadi, setiap akun membawa fungsinya masing-masing. Memiliki beberapa akun tentu memberikan kemudahan dalam mengelola berbagai aktivitas, namun seringkali muncul masalah baru: bagaimana cara mengatur dan merapikan email yang masuk ke masing-masing akun?

Kenyataannya, meskipun ponsel kita kini dapat mengakses berbagai akun Gmail dalam satu perangkat, sering kali kita merasa kewalahan menghadapi tumpukan email yang terus masuk. E-mail promosi yang tak kunjung berhenti, pesan spam yang mengganggu, hingga pesan-pesan penting yang bisa saja terlewat karena kotak masuk yang berantakan. Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara merapikan dan mengelola beberapa akun Gmail agar tetap terorganisir dan mudah dipantau.

Di artikel ini, Raksantara akan membahas beberapa tips praktis yang bisa Anda terapkan untuk mengelola e-mail dengan lebih efisien di HP Anda. Yuk, simak beberapa cara untuk menjaga kotak masuk Anda tetap bersih dan teratur!

1. Manfaatkan Label untuk Kategorikan E-mail

Salah satu cara paling mudah untuk mengatur e-mail adalah dengan menggunakan fitur label. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan email berdasarkan kategori tertentu, seperti pekerjaan, keluarga, atau bahkan proyek yang sedang dikerjakan. Anda bisa bayangkan label ini seperti folder di komputer, tetapi lebih fleksibel. Mengapa lebih fleksibel? Karena Anda bisa menambahkan lebih dari satu label pada satu email. Ini sangat berguna, terutama ketika sebuah email relevan dengan lebih dari satu kategori.

Misalnya, Anda bisa memberi label “Pekerjaan” pada e-mail terkait tugas atau proyek di kantor, sementara label “Keluarga” untuk email yang berkaitan dengan keluarga atau teman-teman. Dengan label, Anda tak perlu repot mencari satu per satu email yang ingin Anda buka, cukup klik label yang sesuai dan semua email terkait akan muncul.

Untuk membuat label baru, Anda cukup membuka pengaturan Gmail di HP Anda, klik ikon “+” di bagian Label, dan beri nama label sesuai kebutuhan Anda. Setelah label dibuat, Anda bisa menggunakannya dengan mudah di setiap email yang Anda terima. Dengan cara ini, Anda dapat menemukan e-mail yang relevan tanpa harus menggali kotak masuk yang penuh dengan pesan.

2. Atur Filter untuk E-mail Masuk

Bosan dengan e-mail yang datang tanpa henti dan membuat kotak masuk berantakan? Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengatur filter. Fitur filter di Gmail memungkinkan Anda untuk mengatur aturan tertentu bagi setiap email yang masuk. Misalnya, Anda bisa mengatur filter untuk secara otomatis memberi label, mengarsipkan, atau memindahkan email dari pengirim tertentu ke folder yang sudah ditentukan.

Filter ini bekerja seperti asisten virtual yang akan melakukan pekerjaan sorting e-mail untuk Anda. Anda bisa membuat filter untuk mengelompokkan email berdasarkan pengirim, kata kunci, atau kategori tertentu. Dengan begitu, email yang datang akan langsung tersortir dengan rapi, sehingga Anda tidak perlu melakukannya secara manual setiap saat.

Cara membuat filter di Gmail cukup mudah, Anda hanya perlu membuka pengaturan Gmail di HP, pilih menu “Filter dan Blokir”, dan atur filter sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda bahkan bisa memilih untuk menghapus e-mail spam atau promosi secara otomatis tanpa harus melihatnya terlebih dahulu. Dengan pengaturan filter ini, kotak masuk Anda akan jauh lebih teratur dan Anda bisa fokus pada pesan-pesan yang penting saja.

3. Gunakan Variasi Alamat E-mail

Bagi Anda yang sering menggunakan satu akun Gmail untuk berbagai tujuan, coba manfaatkan variasi alamat e-mail

. Mungkin Anda sering bingung bagaimana cara membedakan email pekerjaan dengan email pribadi, kan? Nah, dengan menambahkan tanda “+” di nama email Anda, Anda bisa memecah fungsi akun Gmail yang sama menjadi beberapa kategori. Contohnya, Anda bisa menggunakan alamat e-mail seperti: namaanda+kerja@gmail.com, namaanda+bisnis@gmail.com, atau namaanda+pribadi@gmail.com.

Walaupun alamat email yang Anda buat dengan tanda “+” ini berbeda, Gmail tetap akan mengarahkannya ke akun utama Anda. Yang membedakan adalah Anda bisa membuat filter khusus berdasarkan variasi alamat tersebut. Dengan demikian, Anda bisa menyaring dan mengelola email dari konteks yang berbeda tanpa mencampuradukkan semuanya di satu tempat.

Misalnya, jika Anda membuat alamat e-mail seperti namaanda+kerja@gmail.com untuk keperluan pekerjaan, Anda bisa menyaring semua email terkait pekerjaan ke dalam folder khusus sehingga Anda tidak akan terganggu oleh email promosi atau pesan pribadi lainnya.

4. Arsipkan E-mail Lama

Setiap kali kotak masuk Anda penuh dengan e-mail lama, rasanya seperti ingin membuang semua pesan yang sudah tidak relevan. Namun, bukan berarti Anda harus menghapusnya begitu saja. Anda masih bisa mengarsipkan e-mail lama yang sudah tidak diperlukan di kotak masuk, namun tetap ingin disimpan untuk referensi di masa depan.

Mengarsipkan e-mail membuat pesan tersebut tidak muncul di kotak masuk utama Anda, tetapi masih bisa dicari kapan saja jika diperlukan. Dengan cara ini, kotak masuk Anda tetap bersih tanpa harus kehilangan pesan-pesan penting yang mungkin suatu saat Anda perlukan. E-mail yang sudah diarsipkan tidak akan mengganggu tampilan kotak masuk Anda, namun tetap aman tersimpan di dalam akun Gmail.

Cara mengarsipkan email pun sangat mudah. Anda cukup memilih e-mail yang ingin diarsipkan dan tekan ikon arsip. Jika ada e-mail yang ingin Anda kembalikan ke kotak masuk, Anda cukup mencarinya di folder “Arsip” dan mengembalikannya ke tampilan utama.

5. Kelola Notifikasi E-mail

Tak jarang, notifikasi e-mail bisa menjadi gangguan yang mengganggu konsentrasi, terutama jika Anda memiliki banyak akun Gmail yang terhubung di HP. Terkadang Anda hanya ingin menerima notifikasi untuk e-mail yang benar-benar penting, namun justru menerima notifikasi dari berbagai e-mail yang kurang relevan.

Untuk mengatasi hal ini, Anda bisa mengatur notifikasi untuk setiap akun Gmail yang terhubung di HP Anda. Anda bisa memilih untuk hanya menerima notifikasi dari e-mail yang berasal dari pengirim tertentu atau berdasarkan kata kunci tertentu. Jika Anda ingin lebih fokus, Anda juga bisa menonaktifkan notifikasi di jam-jam tertentu, seperti di luar jam kerja atau saat sedang berkumpul dengan keluarga.

Pengaturan notifikasi ini sangat berguna untuk menjaga produktivitas dan mengurangi gangguan yang tidak perlu. Anda bisa mengatur notifikasi di bagian pengaturan Gmail dan memilih preferensi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kesimpulan

Mengelola lebih dari satu akun Gmail di ponsel memang bisa menjadi tantangan, terutama ketika kotak masuk mulai berantakan dengan e-mail promosi, spam, dan pesan yang kurang relevan. Namun, dengan mengikuti beberapa tips yang telah dibahas di atas, Anda bisa lebih mudah merapikan dan mengorganisir e-mail Anda.

Dengan memanfaatkan fitur label, filter, variasi alamat e-mail, arsipkan e-mail lama, dan mengelola notifikasi, Anda dapat membuat pengalaman menggunakan Gmail di ponsel menjadi lebih efisien dan terorganisir. Selamat mencoba, dan semoga tips ini membantu Anda untuk lebih produktif dan bebas dari gangguan email yang tak perlu!